Cum denumești fișierele ca echipa să le găsească: reguli și modele de copiat

Răspunsul scurt: pune în numele fișierului, în aceeași ordine de fiecare dată, data, proiectul, ce conține și versiunea. De exemplu 2026-10-30_lumen-one_comunicat-presa_v02.pdf. Scrie data ca an-lună-zi, folosește cratimă sau underscore în loc de spații, evită caracterele \ / : * ? " < > | și numerotează versiunile cu v01, v02. Scrie regula într-un singur paragraf și pune-o la vedere, ca toată echipa să o folosească.

De ce contează

Numele fișierului e primul lucru pe care îl vede cine caută. „Prezentare nouă FINAL (2).pptx” nu spune pentru ce client e, din ce lună e și dacă e ultima variantă. Când echipa are zeci de astfel de fișiere, ajungi să le deschizi pe rând sau să-l suni pe colegul care le-a făcut.

O convenție de denumire rezolvă trei lucruri:

• ordinea: fișierele se aranjează singure cronologic;
• căutarea: găsești fișierul tastând clientul sau proiectul;
• versiunea: știi fără să deschizi fișierul care e ultima variantă.

Cele 6 reguli

1. Data la început, an-lună-zi. 2026-10-30 sau 20261030, formatul din standardul ISO 8601. 30.10.2026 ordonează fișierele după zi: toate fișierele din 30 ale fiecărei luni ajung unele lângă altele.
2. Aceeași ordine a părților. Alege o dată ordinea (de exemplu dată_client_proiect_descriere_versiune) și n-o mai schimba.
3. Fără spații. Folosește cratimă între cuvinte (comunicat-presa) și underscore între părți (_). Unele programe și linkuri tratează greșit spațiile.
4. Fără caractere interzise. Windows, OneDrive și SharePoint nu acceptă \ / : * ? " < > |. Nici spațiu la începutul sau la finalul numelui, nici punct la final.
5. Versiuni numerotate, cu zero în față. v01, v02… v10. Fără zero, v10 apare înaintea lui v2. Nu folosi „final”: după „final” vine aproape mereu „final2”.
6. Scurt și fără prescurtări pe care le știi doar tu. Ghidurile universitare recomandă nume scurte, cu prescurtări pe care le înțelege toată echipa. Dacă prescurtezi (CP pentru comunicat de presă), scrie prescurtarea în regula echipei.

Diacriticele (ă, î, ș, ț) funcționează în sistemele actuale, dar pot apărea stricate în arhive ZIP deschise pe alt sistem sau în programe mai vechi. Pentru fișierele care pleacă în afara echipei, e mai sigur să le scrii fără diacritice.

Modele de copiat

Tip de fișier	Model	Exemplu
Fotografii de la eveniment	data_eveniment_fotograf_număr	2026-10-30_gala-premiilor_ipopescu_0142.jpg
Comunicat sau document de proiect	data_proiect_document_versiune	2026-10-30_lumen-one_comunicat-presa_v02.docx
Livrabil de design	client_campanie_format_dimensiune_versiune	acme_toamna26_story_1080x1920_v03.png
Contract	client_tip_dată	acme_contract-servicii_2026-10-30.pdf
Logo	brand_variantă_culoare.format	nivlo_logo-orizontal_alb.svg
Video	data_proiect_conținut_durată_versiune	2026-10-30_lumen-one_teaser_30s_v01.mp4

Nu ai nevoie de toate părțile la fiecare tip. Contează ca același tip de fișier să aibă mereu aceeași formă.

Unde scrii regula

Scrie convenția într-un fișier scurt (de exemplu CITESTE-MA.txt) în folderul principal al proiectului sau al echipei: ordinea părților, formatul datei, prescurtările folosite și două-trei exemple. Ghidul Universității din Oregon recomandă exact asta: regula documentată lângă fișiere. Un colaborator nou o citește în două minute.

Cum redenumești multe fișiere deodată

Pe Mac (Finder): selectează fișierele, click dreapta → Rename. Alegi Replace Text (înlocuiești o bucată din nume), Add Text (adaugi text înainte sau după nume) sau Format (nume nou plus număr sau dată).

Pe Windows: selectează fișierele și apasă F2. Toate primesc același nume, urmat de (1), (2), (3). Pentru reguli mai complexe, PowerRename din Microsoft PowerToys face căutare și înlocuire, numerotare cu zerouri în față și redenumire după data din fotografie, cu previzualizare înainte de aplicare.

Pentru fotografii, multe programe de import (Lightroom, Photo Mechanic, Capture One) pot redenumi la import după un model. E cel mai bun moment să o faci.

Când numele nu mai ajunge

Un nume bun ține un singur „sertar”: o fotografie de la gală e și „eveniment”, și „sponsor X”, și „pentru presă”. Numele nu poate conține tot. Aici ajută tagurile: le adaugi o dată și găsești fișierul după oricare dintre ele.

În Nivlo, căutarea găsește fișierele după nume, după taguri și după numele folderelor, dintr-un singur câmp. Tagurile se pun pe mai multe fișiere deodată, iar de la planul Professional poți defini sinonime: „logo” găsește și „siglă”. Versiunile nu mai stau în nume: urci o versiune nouă peste fișier și istoricul rămâne păstrat, cu același nume.

Greșeli frecvente

• „final”, „final2”, „final-bun”. Folosește numere de versiune.
• Data în formatul zi.lună.an. Fișierele nu se mai ordonează cronologic.
• Numele colegului ca singur reper („pentru Ana.pdf”). Peste o lună nimeni nu mai știe ce conține.
• Regula ținută doar în capul cuiva. Scrie-o lângă fișiere.
• Redenumirea după ce fișierul a fost trimis. Cine are linkul sau fișierul vechi nu mai găsește corespondentul. Redenumește înainte să trimiți.

Pentru fotografiile pregătite pentru presă, vezi și ghidul kit de presă online. Pentru fișierele de logo, vezi manualul de brand.